ملخص كتاب كيف تنجز جميع المهام ، للكاتب الرائع ديفيد آلان تنظيم المهام و زيادة الإنتاجية ، فن الإنتاجية دون ضغوط، بعد قراءة هذا الملخص ، ستستطيع الإمساك بزمام الأمور وتنظيم المهام في كل جوانب حياتك لتؤدي في النهاية إلى زيادة الإنتاجية .
“نظم ، فكر ، خطط… ثم افعل وابدأ بالإنتاج”
بعيدًا عن هذه القاعدة المرهقة وعن كل ما تعلمناه سابقًا… استعد.. سوف تبدأ الآن برمجة عقلك على نظام عمل جديد، نظام لا يختلف سوى بالإنجاز وتفريغ جدول الأعمال من المهام التي تراكمت فيه أثناء انغماسك في مرحلة التخطيط والتفكير التقليدية. ستبدأ بالإنتاج والفعل جنبًا إلى جنب مع مرحلة التخطيط والتحضير. هذا الكتاب يحتوي على مجموعة رائعة من الأفكار والاستراتيجيات التي تمكنك من الحصول على المزيد من الإنجاز في حياتك بأقل قدر ممكن. إذ يكمن الهدف الأساسي من هذا الكتاب في توجيه المستمع إلى كيفية أداء مهامه بكل ثقة واطمئنان، هذا من خلال طرح ما توصل إليه ديفيد ألان لأكثر من عقدين من الاكتشافات بشأن الإنتاجية الشخصية. وقد لخصت لك أهم ما جاء به في هذا الكتاب، كي تستطيع من خلاله الإمساك بزمام الأمور. وقد حاولت أن أنظم لك المحتوى بنقاطٍ مرتبة ومنظمة، كي تسهل عليك فهم كل شيئ… والمطلوب منك أن تركز جيدًا أثناء القراءة. ولا تفوت أي كلمة. واقرأ المقال للنهاية، لأنك حتمًا بعدما تنتهي من قراءة هذا الملخص سوف تكون قادرًا على زيادة الإنتاجية و تنظيم المهام بل وإنجاز جميع مهامك باحترافية. هيا بنا نبدأ…
الفصل الأول: تطبيق جديد لواقع جديد
مهامٌ تتراكم دون وجود موارد يمكن استغلالها لإنجازها. في المقابل، أعمال غير واضحة المعالم ولا تملك أهداف عملية. العديد من الوظائف لازالت بتطور وتغير مستمر، دون وجود ما يجابهها من أساليب وعادات ملائمة تتماشى مع هذا التطور. جميعها تحديات كبيرة تحول دون قدرتنا على إنجاز المهام المطلوبة منّا. وذلك في ضوء تحول المجتمع إلى العمل المعرفي. لكن ومع ذلك، لا داعي للقلق أو حتى التوتر. الحل أبسط مما قد نتخيله، فقط قم بتفريغ عقلك من كل ما تفكر به، وأعطي ذلك العقل المنهك فرصة لتحديد ما يمكنك القيام به فعلًا على أرض الواقع. بدلاً من تخزين المهام التي من المؤكد أن معظمها قد أصبح بالياً من دون التنفيذ الفعلي من قبلك، فباتت بذلك أعباء متراكمة تهدر طاقتك ووقتك بالتفكير فيها دون جدوى.
لذا، لما لا تحاول تطبيق النظرية الجديدة في تنظيم المهام و زيادة الإنتاجية ؟ هذه النظرية تنص على ضرورة التعامل بكفاءة مع الالتزامات الداخلية، باعتبار أن معظم الضغوطات التي يتعرض لها الشخص تنبع من التعامل غير المناسب مع هذه الالتزامات. إذ يجب أن يحفظ كل عمل لم يستكمل خارج العقل، وذلك حتى لا يصبح عقبة في العقل اللاواعي. لأن العقل الواعي هو أداة التركيز وليس مكانًا للتخزين. كما ويجب مراجعة هذه الالتزامات بشكل منتظم. أضف إلى ذلك ضرورة تدوين النتائج المطلوب تحقيقها. لأن كل نتيجة تكسب الفرد معرفة ووضوحًا أكثر للخطوة التالية.
من ناحية أخرى، احذر من أن تطلق العنان لعقلك في مهمة تدوين قوائم تحديد الأولويات، لكي لا تشعر بالضغط النفسي. فالعقل يعتبر هذه القوائم بمثابة أشياء وأعباء، وليست بيانات لنتائج العمل. وبالتالي، من الضروري تحويل هذه الأشياء إلى قيم عمل حقيقية تناسب قيمك الشخصية. وذلك حتى لا تستهلك طاقة ومجهودًا أكثر من اللازم.
و لذلك، سوف أذكر لك إحدى أهم النقاط في ملخص كتاب كيف تنجز جميع المهام ، فهنالك خمس مراحل تمكنك من تنظيم المهام لديك والتحكم بها ، لتتمكن في النهاية أن تبدأ بتنفيذها على أكمل وجه وتصل إلى مرحلة زيادة الإنتاجية . فهل تستطيع أن تخمن ما هي هذه المراحل؟
الفصل الثاني: مراحل التحكم بالمهمة والبدء بتنفيذها
إن كنت قد اقتنعت بالنظرية الجديدة في تنظيم المهام عليك أن تبدأ بتطبيق المراحل الخمس التي تضمن لك التحكم بمهامك والبدء بتنفيذها كي تحصل على زيادة الإنتاجية ، وهذه المراحل الخمس هي:
1. الخطوة الأولى: التجميع
التجميع الذي يتضمن القيام بجمع المعلومات وأدوات العمل وتخزينها بشكل منظم، لكن ليس داخل عقلك وإنما بأي وسيلة أخرى قد تراها مناسبة للرجوع إليها
2. الخطوة الثانية: استرجاع واستدعاء المعلومات
مثل تدوين المذكرات على الهاتف وغيرها. بعد ذلك، عليك القيام بخطوة معالجة المعلومات والمعطيات التي لديك. إذ يتم تقييم ما إذا كانت قابلة للتنفيذ خلال دقيقتين. فإذا كان الأمر كذلك، إذن عليك القيام بذلك فورًا. أما إذا زادت المدة عن دقيقتين، فأجِّل المهمة لوقت لاحق.
3. الخطوة الثالثة، التنظيم
تنظيم النتائج أو تنظيم المهام القابلة للتنفيذ. يتم ذلك من خلال عدة فئات من التفكيرات والمواد تشمل:
- البحث في أمر القمامة.
- أدوات الخطط أو التخزين المرجعي.
- قائمة المشاريع.
- التخزين والملفات.
- التقويم، وقائمة التذكير بالإجراءات التالية.
- قائمة تذكير بالأشياء التي تنتظر حدوثها.
لاحقًا، عليك بمراجعة الإجراءات القادمة أسبوعيًا ليتبع بعدها خطوة المبادرة بالفعل.
أولا: نموذج المعايير الأربعة لاختيار الأفعال في الوقت المناسب وهي:
- السياق
- الوقت المتاح
- الطاقة المتاحة
- الأولوية
ثانيا النموذج الثلاثي لتقييم عملك اليومي في تنظيم المهام والذي يحتوي على نشاط القيام بعمل محدد مسبقًا أو القيام بعمل عاجل قد طرأ للتو أو تحديد مشروعك العام.
ثالثا نموذج المستويات الستة لمراجعة العمل وتستخدم فيه طريقة الطيارين أثناء الهبوط على الأرض مثل 50,000 قدم وتغني خطة للحياة ثم 40,000 قدم وتعني الرؤية المستقبلية لثلاث وحتى خمس سنوات و30,000 قدم وتعني الأهداف لعامٍ أو عامين إلى أن تصل أخيرا إلى الأرض بمعنى إجراءات العمل الحالية.
البدء في تنفيذ المشروع للمساعدة في تنظيم المهام
أما المرحلة التالية، هي البدء بتنفيذ المشروع. يجب أخذ الاعتبار أن الدماغ يمر بخمس خطوات لإنجاز أي مهمة وهي:
- أولًا: تحديد الهدف والمبادئ، يجب أن يكون السؤال لماذا؟
- ثانيًا: تصور نتائج، عند تحديد النتيجة المرغوبة يبدأ الدماغ بالانتباه إلى الأشياء التي تتوافق مع هذه الرؤية.
- ثالثًا: تجميع الأفكار والعصف الذهني، يتم ذلك بتدوين الأفكار لتفريغ الدماغ للمساعدة في توليد الأفكار الجديدة.
- رابعًا: التنظيم والاهتمام بالتفاصيل.
- خامسًا: تحديد الإجراءات والأفعال اللاحقة، يكون ذلك باتخاذ قرار بشأن الأفعال التالية الخاصة بكل جزء ينفذ حاليًا من المشروع واتخاذ قرار بشأن الفعل التالي في عملية التحقيق.
لكن في خضم كل تلك الخطوات، فلا بد وأنك تتساءل عن كيفية البدء بتنفيذها خطوة بخطوة، لذا إليك بالتفاصيل في الفصل الثالث. في ملخص كتاب كيف تنجز جميع المهام . كي تصل إلى زيادة الإنتاجية .
ملخص كتاب كيف تنجز جميع المهام
الفصل الثالث: نقطة البدء وتجميع البيانات والأشياء
إن يومين كاملين مدة مناسبة لفترة التجهيز، كما أن الوقت المثالي للشخص المتخصص للتعامل مع أعماله ويريد زيادة الإنتاجية ، هو أثناء عطلة نهاية الأسبوع بسبب تدفق الطاقة في هذا الوقت ولأن الفرصة لحدوث المقاطعة تتقلص.
يجب أن يخلق الشخص لنفسه ورشة عمل ذاتية مُتنقلة، تحتوي على كل الإمكانات التي يحتاج إليها، تحقيقًا لمفهوم الفندقة الحديث في عمل الشركات الكبرى. ويؤخذ بعين الاعتبار تحقيق العوامل التالية في مرحلة حفظ الملفات الرئيسية، وهي:
الاحتفاظ بالملفات في متناول اليد واستخدام نظام حفظ أبجدي من الألف إلى الياء.
كيف تنجز جميع المهام
وفي مرحلة التجميع، يمكن أن يستغرق الأمر من ساعةٍ إلى ست ساعات لجمع كل شيء في سلة واحدة، وذلك ما سيساعدك على إدراك الصورة الكلية لما هو مطلوب منك، ويحفظ تركيزك بعيدًا عن المُلهيات والمُشتتات. لاحظ أنك عندما تنغمس في عملية التجميع، قد تشعر بالإنهاك لكثرة ما يُفرض عليك من جهد للبدء بالتنظيم، ولكن من المهم إكمال كل التجميع قبل بدء المعالجة والتنظيم وتجنب إغراء البدء بالمعالجة أثناء التجميع.
كما يشمل التجميع أيضًا التجميع العقليّ والمسح الذهني، وهو تجميع الأشياء الكامنة داخل عقلك. يكون ذلك بتدوين كل فكرة تستحوذ على اهتمامك، وقد يستغرق الأمر ما يتراوح بين 20 دقيقة إلى ساعة.
الفصل الرابع: معالجة المدخلات والتنظيم
1. مرحلة المدخلات:
ستجد في مرحلة المدخلات مُهملات لا تحتاج إليها، وأفعال يمكن إنجازها في أقل من دقيقتين، ومهام يمكن أن توكلها إلى غيرك، ومنبهات لكل الأفعال التي تستغرق أكثر من دقيقتين، والالتزامات الأكبر حجمًا التي يجب أن تقوم بها مستقبلاً.
ولتحقيق المعالجة الفعالة، عليك معالجة البنود واحداً تلو الآخر، ثم التركيز على كل بند وحده، ولا تُعِد أي شيء إلى سلة المدخلات، ولا تعني المعالجة إنجاز جميع الأفعال المطلوبة، لكنها تعني تحديد ما يجب القيام به مع كل عنصر من العناصر الموجودة في المخطط.
كما أن تدفق العمل عند اكتمال هذه المرحلة سيُمَكِّنَ الشخص من حذف العناصر غير الضرورية، وإكمال الإجراءات التي تقل مدتها عن دقيقتين، وتوكيل بعض المهام إلى الآخرين، والاستعداد لمهمات المستقبل.
اقرأ أيضًا: كيف تحول فكرة إلى مشروع ناجح وضخم
2. مرحلة التنظيم:
في هذه المرحلة سوف تبدأ بإدارة ما يأتي:
- قائمة المشروع.
- المواد المساندة.
- الأفعال المُدونة في التقويم.
- قوائم الأفعال التي يمكن تصنيفها حسب نوع الإجراء؛ مثل المكالمات والبريد الإلكتروني ومواقع الويب التي يجب زيارتها، ويجب أن تكون القوائم على شكل حافظة ملفات تحتوي على أوراق خاصة، أو قائمة مدونة في برنامج تشغيل.
عليك أن تدرج في تقويمك الأفعال التي يجب إنجازها بأسرع وقت ممكن. وهناك فئات شائعة في مذكرات الأفعال؛ مثل المكالمات الهاتفية وأعمال الكمبيوتر والأفعال المرتبطة بالمكتب والمنزل والأجندة والقراءة والمراجعة.
إذ إن الطريقة الأكثر فعالية لتتبع الفعل هي إضافته إلى القوائم، ومن ثم التعامل معه لاحقًا، ثم التخلص من أداة التفكير.
يجب توفير قائمة المشاريع؛ فهي فهرس شامل، وتكمن أهميتها في المراجعة الشاملة التي توفرها مما يسمح باتخاذ الإجراءات لاستكمال المشروع.
ويمكن تقسيم القوائم الرئيسة إلى قوائم فرعية، وذلك بحسب فئات تنقسم إلى مشاريع شخصية أو مهنية أو مشاريع موكلة للآخرين.
ولا توجد طريقة مثالية لتتبع المشاريع الفرعية، ولكن يحتاج المرء فقط لمعرفة ما لديه من مشاريع، وكيفية إيجاد وسيلة فعالة لتذكرها.
إن قدرتك على توليد الطاقة تتناسب بالتساوي مع قدرتك على الاسترخاء
ملخص كتاب كيف تنجز جميع المهام
الفصل الخامس: المراجعة والفعل للحفاظ على كفاءة النظام
هناك قضيتان أساسيتان يجب معالجتهما أثناء المراجعة وهما:
- 1. ما الذي يجب أن تنظر إليه، ومتى.
- 2. ما الذي يجب أن تفعله لضمان عمل النظام بكفاءة.
في المراجعة اليومية سوف ترتكز على لوحة تقويمك اليوميّ وملف التفكير اليومي. أما المراجعة الأسبوعية فتعد المفتاح السريّ لاستمرارية النظام، فهي تمنحك القدرة على مُتابعة إعادة تقييم بعض الأشياء، كما تعمل على شحذ تركيزك المبدئي على المشروعات المهمة. ويمكن تخصيص ساعتين من عصر أي يوم لهذه المراجعة. بعد ذلك، ركز على الأطر الأربعة التي سوف تساعدك في اتخاذ قرارات الأفعال.
والتي تتمثل في:
- نموذج المعايير الأربعة لاختيار الأفعال.
- النموذج التلاثي لتقييم العمل اليومي.
- نموذج المستويات الستة لمراجعة عملك.
- نموذج المعايير الأربعة لاتخاذ القرارات، والتي تم توضيحها سابقًا.
ويمكن إحكام السيطرة على المشروعات بتحديد المشروعات التي يجب أن تخطط لها.
- أولها المشروعات التي تحتاج لخطوات النظام الذي تم تفصيله في العناوين السابقة.
- ثانيها المشروعات التي تتجلى لك أفكار تلقائية بشأنها والتي لا تتطلب أكثر من توظيف أدوات التفكير في نظام التجميع، وذلك لضمان عدم فقدان أي معلومة.
الآن، بعد تعرفك بالتفصيل على المراحل والخطوات الخمس للتحكم بتنفيذ مهامك ومن ثم تطبيقك لها، حتمًا ستشعر بالفرق لما لهذا النظام من فوائد قد انعكست على مختلف جوانب حياتك، بما في ذلك صحتك النفسية. فكيف هذا؟! سنعرف في ملخص الفصل السادس.
اقرأ أيضًا: ملخص كتاب لماذا يتصادم المريخ والزهرة
الفصل السادس: فوائد هذا النظام في حياتنا
معظم الناس، ممن قاموا بعملية التجميع، انتابتهم مشاعر سلبية مثل القلق والإحباط والإنهاك. السبب ليس من كثرة ما يجب عليهم القيام به، بل عدم القدرة على الالتزام بالاتفاقيات التي عقدوها مع أنفسهم. ولكن في حالة نجاحهم بالالتزام بهذا العقد، تم رصد مشاعر مثل الارتياح واكتساب حس السيطرة. ولذلك، فمن الأفضل ألا تعقد الكثير من الاتفاقيات وتقلل من حجم الأشياء المفروضة عليك. مع الحفاظ على كل ما تم إنجازه، بالإضافة إلى إعادة التفاوض بشأن بعض الاتفاقات الصعبة. كما عليك أن تستخدم عقلك للتفكير بخطوات إنجاز الأشياء بدلاً من التفكير فيها باستمرار دون أن تتحرك خطوة للأمام، ولا تنسى أن تنفيذ عملية التجميع الكاملة ثم حفظ هذه الأشياء، ستمدك بالكفاءة والتحكم.
كما أن تحديد الأفعال المطلوبة ووضع نظامًا للتفكير هو مفتاح الوصول إلى الإنتاجية وتطوير الكفاءة. وهناك ما يسمى بالتخدير الذكيّ للعقل، وهو بتصور الفعل التالي الذي سوف يشعرك بالارتياح. ويكون ذلك بالمسح الذهنيّ للأشياء التي تجذبك والتي بإمكانك الرجوع إليها مرة أخرى بعد أن تنهي الفعل الحالي. وذلك ما سوف يجنبك أزمة اللحظات الأخيرة وضغط تراكم المهام، حيث ستتخلص من الأشياء التي تبقى معلقة ضمن مسؤولياتك. كما أن هذه التقنية ستؤدي إلى التحفيز النفسي وزيادة الإنتاجية والسيطرة على الأمور.
ويجب الإشارة هنا إلى أهمية تصور النجاح عندما لا تزال النتائج غير واضحة المعالم. حيث تعد القدرة على توليد الكثير من الأفكار الجيدة والسيئة جزءًا مهمًا من الذكاء الإبداعي. وذلك ما سوف يمنحك القدرة على التعامل مع أكبر مشكلتين في الحياة وهما:
- أولاً: أن تعرف ما تريد، لكنك لا تعرف كيف تحققه.
- ثانيًا: أنك لا تعرف ما تريد أصلاً.
والحل لهاتين المشكلتين هو البدء بتحقيق ما تريد بعد أن تتصوره في عقلك بكل تفاصيله. وذلك ما سوف يخلصك من دور الضحية قليلة الحيلة، وينقلك إلى مستوى النتائج وتعريف الأفعال وتحريكها في الاتجاه الصحيح.
الخلاصة
بعد قراءة هذا الملخص، نصيحتي لك أن تحاول قراءة هذا الكتاب بشكلٍ كامل، لتكتمل الصورة أمامك، عن طريق هذا الملخص ستكون لديك القدرة على فهم كل الأمور وزيادة إنتاجيتك، ولكنني مع ذلك أنصحك بقراءته إذا أردت معرفة المزيد. وتطبيق ما جاء في هذا الكتاب بشكلٍ نظامي، لأنه سوف يجعل حياتك أكثر سهولة. تطبيق هذه الطرق والأساليب سوف يزيل من أمامك الكثير من العقبات التي كنت تعتقد أنها تعيقك عن تقدمك، سواء في المجال العملي أو العاطفي. ما يميز هذا الكتاب أنه يقدم لك الخطوات العملية التي عليك اتباعها، وبكل التفاصيل التي تحتاجها. حيث إن الأسلوب المقترح هنا هو خريطة مُتكاملة ستمكنك من تحقيق التركيز الإيجابي والذي يشغل عملك أكثر إيجابية. لا تنسى أن تبدأ ببناء نظامك الذي ستستخدمه في تنظيم حياتك وعملك، لتجعل حياتك أكثر إنتاجية في مختلف نواحي حياتك.
لو شعرت أنك استفدت من هذا الملخص، لا تتردد في مشاركة الرابط مع أصدقاءك كي تعم الفائدة، ومثلما أردت أن أفيدك، يجب عليك أن تفيد غيرك.
تحياتي
أمير عاطف
Comments are closed.